Ewidencja czasu pracy na odcisk palca

Problem z wdrożeniem nowoczesnych metod ewidencji czasu pracy w sposób szczególny dotyka placówek służby zdrowia. Nie tylko dużych publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, ale również małych NZOZ oraz indywidualnych praktyk, które zatrudniają pracowników

Z jednej strony pokazuje to, że Polska staje się krajem, w którym nowoczesne technologie informatyczne związane z organizacją pracy szybko znajdują zastosowanie w prowadzonej działalności gospodarczej, z drugiej natomiast, że istniejące instrumenty prawne mające zapewnić ochronę praw przedsiębiorcy oraz pracownika, niestety nie nadążają za potrzebami praktyki obrotu i są niewystarczające.

Konsekwencje braku ewidencji

Ewidencja czasu pracy pracowników jest szalenie istotnym, a przy tym niedocenianym problemem związanym z bieżącym funkcjonowaniem zakładu pracy. Brak należytej ewidencji może narazić pracodawcę nie tylko na kary finansowe, ale również, w przypadku sporów z pracownikami, na konieczność wypłat dotkliwych finansowo wynagrodzeń z tytułu godzin nadliczbowych. Pracodawca winien prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika, a brak takiej ewidencji, bądź jej niekompletność, w przypadku sporu sądowego z pracownikiem nakazuje sądowi uznać roszczenia pracownika. Dodatkowo, prawidłowa wiarygodna ewidencja czasu pracy umożliwia pracodawcy okresową ocenę zaangażowania pracownika w świadczoną przez niego pracę, co w nowoczesnym, dobrze zorganizowanym przedsiębiorstwie nie może być przeceniane.

Prawo a metody mierzenia czasu pracy

Przepisy prawa nie określają formy ewidencji czasu pracy, co oznacza, że ewidencja ta może być prowadzona w dowolnej formie, a więc również elektronicznie. Do potwierdzania obecności na stanowisku pracy w przypadku ewidencji elektronicznej mogą być wykorzystywane nie tylko karty zbliżeniowe, czy indywidualne kody dostępu, ale również znacznie bardziej skuteczne oraz miarodajne metody biometryczne, takie jak odcisk palca, albo skan tęczówki oka, skan siatkówki oka, czy też rozpoznawanie geometrii dłoni.

Wprowadzenie biometrycznych sposobów ewidencji czasu pracy daje pracodawcom oszczędności i dodatkowe korzyści w postaci pewności, co do prawdziwości danych ewidencji czasu pracy. Niestety, taki sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy może być uznany za niezgodny z powszechne obowiązującymi przepisami prawa w tym z kodeksem pracy oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

W obowiązującym stanie prawnym, przepis art. 22 1 Kodeksu pracy wymienia zakres danych osobowych, jakich ujawnienia pracodawca może żądać od pracownika.

Poza danymi wymienionymi w tym przepisie, pracodawca może żądać od pracownika podania tylko takich danych osobowych, które są pracodawcy niezbędne, a których obowiązek ujawnienia został przewidziany innymi przepisów prawa, w tym przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.

Co z danymi biometrycznymi?

Do niedawna wykładnia powyższych przepisów prawa dokonywana przez organ powołany do ochrony danych osobowych - Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) nie była korzystna dla pracodawców. GIODO stał bowiem na stanowisku, że pobieranie danych biometrycznych pracownika, nawet za zgodą tegoż pracownika nie jest dopuszczalne, albowiem zbyt głęboko ingeruje w sferę prawa pracownika. Ingerencja taka nie znajduje prawnego uzasadniona, ponieważ nie jest adekwatne do celu, jaki pracodawca zamierza osiągnąć - są bowiem możliwe inne techniki ewidencjonowania, mniej ingerujące w prywatność pracowników. Wedle tegoż stanowiska GIODO, pracodawca nie może legalnie ewidencjonować czasu pracy na podstawie danych biometrycznych pracowników w tym odcisków palców czy też skanu siatkówki oka (por. ZRPP/60/07 i ZRPP/62/07).

Ostatnie jednak orzeczenia sądów administracyjnych nakazują spojrzeć na zagadnienie możliwości wykorzystywania urządzeń biometrycznych do ewidencjonowania czasu pracy z optymizmem.

Sąd rozstrzyga

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 listopada 2008 r. (II SA/Wa 903/08) zawarte zostało rozstrzygnięcie, iż zgodne z prawem jest wykorzystywanie linie papilarnych pracowników do celów ewidencjonowania czasu pracy, pod warunkiem jednak uprzedniego uzyskania od pracowników ich zgody. Sąd stanął przy tym na stanowisku, że fakt wyrażenia przez pracowników zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w postaci linii papilarnych w urządzeniu rejestrującym czas pracy pozwala uznać, że postępowanie pracodawcy nie może być uznane za niezgodne z prawem.

Chociaż powyższe orzeczenie było kwestionowane przez GIODO, uznać je należy za pierwszy znaczący przełom w walce pracodawców o prawo do nieskrępowanego prowadzenia działalności gospodarczej oraz zapewnienie należytej wiarygodnej ewidencji czasu pracy pracowników.

Rozstrzygnięcie to stanowi przy tym próbę znalezienia wyważonego środka pomiędzy ochroną praw pracownika i ochroną danych osobowych, a ochroną interesów pracodawcy. Wydaje się jednak, iż dopiero zmiana przepisów prawa spowoduje przecięcie wszelkich wątpliwości w powyższej sprawie.

adw. Piotr Strupczewski

„Fice Strupczewski Adwokaci Spółka partnerska"