Oprogramowanie dla przychodni

Na informatyzacji przychodni można sporo zaoszczędzić. Jednorazowy wydatek pozwala usprawnić pracę placówki, eliminuje tony papierów, pozwala zaoszczędzić czas personelu tracony na zbieranie po wielokroć tych samych danych.

Koszty wdrożenia oprogramowania przychodni zależą przede wszystkim od wielkości placówki i od tego jak gruntowna będzie to informatyzacja. Specjaliści mogą uwarunkowania mnożyć w nieskończoność. - Wielkość organizacji, liczba użytkowników, ilości danych ale także podejście i zdolności użytkowników, ich dobre i złe przyzwyczajenia, oczekiwany poziomu integracji z innymi systemami, zakres szkoleń, skala przychodni wymusza wybór adekwatnej technologii, odpowiedniej klasy sprzętu – wylicza Wojciech Nowicki dyrektor działu systemów medycznych QBS. - Czynników jest bez liku, tak więc koszt wdrożenia w hipotetycznej "przychodni" to gigantyczny przedział – dodaje. Jego zdaniem najprostszy, ale już w pełni funkcjonalny system dla niewielkiej przychodni można wdrożyć już za kilka - kilkanaście tys. zł. Trzeba pamiętać o koszcie założenia infrastruktury teleinformatycznej, jeżeli takiej nie ma. - Wielkie wdrożenia to koszt nawet w granicach kilkuset tysięcy zł i wiele miesięcy pracy – mówi Wojciech Nowicki.

Koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania zależy także od stopnia informatyzacji placówki , czy z oprogramowania korzysta tylko lekarz, czy lekarz i inny personel, np. pielęgniarka oraz liczby i rodzaju zatrudnionego personelu – próbuje wymieniać najważniejsze uwarunkowania Małgorzata Milewska dyrektor pionu aplikacji medycznych w firmie Ericpol Telecom sp. z o.o. Generalnie wieksza liczba stanowisk komputerowych generuje większe koszty ich zakupu oraz utrzymania. -  Im więcej lekarzy pracujących, tym więcej licencji na oprogramowanie należy zakupić. Duża liczba pacjentów, których przychodnia obsługuje przekłada się bezpośrednio na wielkość bazy danych, a tym samym wzrastają wymagania sprzętowe – tłumaczy Milewska.

Artur Olesch specjalista rynku medycznego w firmie Kamsoft S.A S.A. zwraca uwagę na fakt, że trudno jest mówić nawet o orientacyjnych kosztach oprogramowania, ponieważ każde wdrożenia to odrębny projekt. Olesch także próbuje wymienić czynniki wpływające na koszty wdrożenia. Według niego zakres prac zależy przede wszystkim od zakresu funkcjonalności, jednostek organizacyjnych objętych systemem, potrzeb sprzętowych i serwerowych, oczekiwań w zakresie celów komputeryzacji.  - Informatyzacja placówki zakończy się powodzeniem tylko wówczas, kiedy będzie to proces dobrze zaplanowany, przemyślany, a wdrożenie uwzględni indywidualne cechy działalności i potrzeby użytkowników – uważa Artur Olesch. - O ile w przypadku indywidualnych praktyk lekarskich możema na ogół zaoferować produkt standardowy, to w przypadku przychodni musi to być już produkt dalece spersonalizowany – dodaje.

Kontakt z pacjentem

Wkraczamy w sferę funkcjonalności kryjącej się pod angielskim skrótem CRM (customer relationship management).  - Wprawdzie już podstawowa funkcjonalność dla przychodni, czyli "umawianie" i historia usług wykonanych na rzecz konkretnego pacjenta-klienta ociera się o tą kategorię, jednak zazwyczaj mamy na  tutaj myśli  coś więcej – mówi Wojciech Nowicki. W jego ocenie najwięcej korzyści przynosi na chwilę obecną powiadamianie/przypominanie o wizytach przez wysyłane automatycznie SMSy. - Pacjenci to akceptują, doceniają, a ci zapracowani nawet lubią – uważa Nowicki. Podkreśla fakt, że koszt SMSa jest dużo niższy, niż koszt telefonu do pacjenta, a efektywność niewiele gorsza. - Przy odrobinie szczęścia jeden dzień pracy systemu potrafi pokryć koszty związane z wysyłką SMSów, a miesiąc-koszt zakupu i wdrożenia rozwiązania – informuje Wojciech Nowicki.

Nie tylko SMS

Zdaniem Artura Olescha kontakt z pacjentem to sprawa, która wymaga szerszego potraktowania, niż tylko coraz popularniejsze komunikaty wysyłane e-mailem, czy sms-em. - Chodzi bowiem o komunikację z pacjentem, który musi być aktywnym podmiotem tej interakcji, a nie wypychanie informacji w jego kierunku – mówi Olesch. Opowiada on o możliwościo skorzystania z mechanizm Indywidualnych Kont Zdrowotnych w ramach Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia. - W skrócie można powiedzieć, że jest to konto, na którym pacjent gromadzi w bezpieczny sposób informacje na temat swojej kondycji, historii choroby, zażywanych leków. Czyli taka pewna kartoteka zdrowia z tą różnicą, że zarówno pacjent jak i lekarz, za zgodą tego pierwszego, mają dostęp do zawartych na koncie informacji- tłumaczy Olesch. Według niego w ten sposób placówka medyczna może pozostawać w stałym kontakcie z pacjentem (poprzez przypomnienia zdrowotne, komunikaty czy możliwość rejestracji on-line) a pacjent nie pozostaje tylko i wyłącznie biernym odbiorcą informacji. - Narzędzia e-kont zdrowotnych wyznaczą w przyszłości standardy profilaktyki – twierdzi specjalista z Kamsoft.

Więc co będzie w przyszłości?

- Wydaje mi się, że przyszłość to intensywna wymiana danych zarówno pomiędzy jednostkami jednej organizacji, jako efekt rozwoju dzisiejszych firm i procesów konsolidacji, zacieśniania współpracy, jak i ogólna tendencja do budowania, standaryzowanych mechanizmów wymiany informacji – uważa Wojciech Nowicki. Według niego kolejnym kierunkiem rozwoju jest dążenie do jak największej uniwersalności i elastyczości oprogramowania. - Przychodnie z małych zmieniają się w duże, do przychodni dobudowują się szpitale, powstają filie o odmiennej specyfice. Oprogramowanie będzie musiało za tym nadążyć i rosnąć razem z organizacją – wyjaśnia Nowicki.

 - Trzeci kierunek jaki widzę to upowszechnienie się elektronicznej dokumentacji medycznej i likwidacja "papierów" – mówi dyrektor działu systemów medycznych QBS. - Jednak jeszcze wiele wody w Wiśle upłynie zanim stanie się to powszechne – dodaje.

Zdaniem Małgorzaty Milewskiej coraz większy nacisk kładzie się na dokumenty elektroniczne (e-recepty, e-skierowania, e-karta pacjenta) i dostęp do nich pacjenta oraz personelu medycznego poprzez panel www z każdego miejsca w świecie. - Wykorzystanie nowoczesnych technologii i telekomunikacji w najbliższym czasie będzie już normą. Dwukierunkowy przesył danych między wybranymi podmiotami, szybszy dostęp do informacji, łączenie danych różnych uczestników rynku np. automatyczne zaczytywanie wyników z laboratoriów do programów medycznych, czy eliminowanie dublowania wykonywanych czynności to perspektywa najbliższych miesięcy – uważa Milewska. Przypomina także o dużym naciku kładzionym na bezpieczeństwo danych. Według niej w dalszej perspektywie rynek medyczny zawojuje szeroko pojęta telemedycyna - nowoczesna technologia wykorzystująca szybkie procesory i algorytmy do cyfrowego przetwarzania i kompresji sygnałów, umożliwiajaca przesyłanie obrazów o wysokiej rozdzielczości, a także interaktywną transmisję audiowizualną z wyjątkową dokładnością i w czasie rzeczywistym.

- Dzisiaj stoimy przede wszystkim przed wyzwaniem skomunikowania obecnych na rynku systemów, tak aby wszystkie dane na temat pacjenta były dostępne w jednym miejscu, w przeciwieństwie do ich obecnego terytorialnego rozproszenia – uważa Artur Olesch. - Dziś statystyczna placówka posiada tylko skrawek historii pacjenta, gdyż ten leczony jest często w kilku miejscach, odwiedza specjalistów – dodaje. Jego zdaniem rozwiązaniem jest idea internetowego konta pacjenta. Dodaje, że ze względu na coraz większe urynkowienie usług medycznych, niewątpliwie moduły zarządzania i kontroli kosztów będą odgrywały coraz większą rolę w systemach dla przychodni. Rozwiązania przyszłości uwzględnią też integracją technicznego wyposażenia placówki z oprogramowaniem w postaci np. sterowania ruchem chorych i dostępem pacjentów do poszczególnych pomieszczeń placówki, terminalów informacyjnych.

Mieczysław Klimont

Wojciech Nowicki - Dyrektor Działu Systemów Medycznych QBS

Absolutne informatyzacyjne minimum

"Przychodnia" to zazwyczaj 3 lub 4 grupy użytkowników: recepcja, lekarze, dyrekcja, dział zajmujący się rozliczeniami z NFZ. Wielkość przychodni ma znaczenie przy określaniu niezbędnego oprogramowania. Im większa organizacja, zakres funkcjonalności uważany za minimalny większy. Ustalimy zakres niezbędnego oprogramowani dla przychodni NZOZ, gdzie pracuje kilku/kilkunastu lekarzy, jest jedna recepcja z 2-3 osobami oraz placówka ma podpisaną umowę z NFZ.

Recepcja to podstawowe źródło informacji. Bez jej informatyzacji w praktyce nie ma co mówić o systemie informatycznym w przychodni.

Recepcja

- Kartoteka z danymi pacjentów, kontrolą poprawności wprowadzania danych, kontrolą dublowania się pacjentów i możliwością scalania kart jeśli już "dublet" się zdarzy.

- Obsługa planowania czasu pracy lekarzy i umawiania wizyt. Jedynie system informatyczny może zapobiec wyrywaniu sobie z ręki zeszytu i dostarczyć zawsze aktualnych list pacjentów do poszczególnych lekarzy.

Warto pamiętać, że komputer to nie papierowy kalendarz. Jeśli tylko tak go potraktujemy to niewiele zyskamy. Umawianie to proces, którym przy wykorzystaniu komputera, można sterować i znacznie usprawnić, zoptymalizować.

- Sprzedaż usług medycznych - no cóż, przychodnia to też biznes, a biznes to sprzedaż. Uwaga: jak pacjent nie płaci a za niego płaci płatnik ( NFZ, ubezpieczyciel, firma itp) to też jest sprzedaż, tyle tylko że płatnik jest inny i gdzie indziej idzie ostatecznie faktura. W pewnym sensie tak samo, jak w zwykłym sklepie tak i tu "sprzedaż" dostarcza zdecydowanej większości biznesowej informacji niezbędnych do efektywnego zarządzania.

- Możliwość zdefiniowania umowy z płatnikami - znam wprawdzie przychodnie, które nie zawierają żadnych umów z płatnikami ale jest to margines. Jeśli mam albo planuję zawarcie takich umów to muszę mieć coś co w powiązaniu ze sprzedażą, obsłuży to zagadnienie. Odpowie na pytanie czy pacjent płaci i ile, kto za niego zapłaci. A NFZ to tylko szczególny rodzaj płatnika.

Lekarze

Wprowadzanie komputerów do gabinetów lekarskich z punktu widzenia minimalnej funkcjonalności systemu dla przychodni wcale nie jest konieczne. Deklaratywnie statystyczni lekarze "chcą", w praktyce jednak komputerów nie lubią i najchętniej nie dotykaliby się do nich w ogóle. Oczywiście na szczęście nie wszyscy i nie zawsze. Zasada ta wprawdzie powoli, aczkolwiek systematycznie się zmienia głównie za sprawą zmian pokoleniowych oraz młodych, nowoczesnych menadżerów, widzących w jakości, również tej wynikającej z porządnej dokumentacji medycznej, istotny element przewagi konkurencyjnej. Nie zmienia to jednak faktu, że nadal wiele zinformatyzowanych przychodni potrafi dobrze funkcjonować zapominając chwilowo o komputerze w gabinecie.

Dyrekcja

Rola kierownictwa to analiza informacji i podejmowanie decyzji biznesowych. Niezbędny jest przynajmniej zestaw raportów ze sprzedaży, wykonanych usług, umawiania, rozliczenie lekarza. To jest absolutne minimum. Bez takiego narzędzia zarządzanie pozostaje w sferze wróżbiarstwa i intuicji.

Rozliczenia z NFZ

Na koniec rozliczenia z NFZ. Formalnie i praktycznie wsparcie informatyczne jest tu niezbędne. Nie da się po prostu rozliczyć z NFZ inaczej, niż poprzez system informatyczny Funduszu i wysyłanie informacji w postaci elektronicznej.

W wielu znanych mi przychodniach jest to z musu jedyny zinformatyzowany element. To błąd. Już w naszej przykładowej małej przychodni zintegrowanie "recepcji" z "rozliczeniami" poprzez ograniczenie wprowadzania wielokrotnie tych samych informacji, wiecznego przepisywanie PESELi, numerów praw wykonywania zawodów, jednostek organizacyjnych, IV-tych części kodów, dat wykonania, kodów ICD9/10 i innych "bardzo użytecznych" informacji oszczędza olbrzymią ilość czasu i pieniędzy.